Cecilia Karlström vill släppa på kontrollen och ge sin personal ansvar och inflytande. Med metoden Open space kan hon ta vara på allas engagemang och idéer.

 

Det är nästan fullsatt i den ljusa salen Äppellunden på Blommenhofs hotell i Nyköping. Ett 90-tal anställda vid Nyköpings gymnasium är redo för en intensiv arbetseftermiddag med Open space. Efter en kort genomgång blir det fart.

– Nu får ni ett par minuter att prata med varandra om vilken grupp ni vill vara med i, eller om ni kanske vill starta en ny. I så fall skriver ni upp rubriken här, säger rektor Cecilia Karlström och håller upp en bunt gula papper.

Ett intensivt sorl utbryter och bland annat ”Luciatåg” och ”Ljusmanifestation för utvisningshotade” skrivs upp och läggs till de redan existerande lapparna med rubriker som ”Kulturmöten” och ”Rutiner för stöldbegärligt gods”. Den här eftermiddagen är en fortsättning på den arbetsdag som hölls strax före terminsstart i augusti. Då var arbetssättet alldeles nytt för medarbetarna, men nu vet alla vad som väntar. När tiden är ute fördelar Cecilia lapparna med diskussionsämnen till dem som tar på sig att vara ansvariga. De presenterar kort det tänkta ämnet. Merparten av personalen hittar sedan snabbt en grupp de vill delta i och tågar iväg till de mindre konferensrummen.

Open space är en arbets- och beslutsform som sorterar under det som brukar kallas Art of hosting, eller Medskapande ledarskap på svenska. Avsikten är att plocka upp medarbetares engagemang och idéer på ett organiserat och konstruktivt sätt och att locka fram gruppens kunskaper och ge dem spridning. Vid Open space kan vem som helst lämna förslag på ämnen att diskutera. Efteråt redovisar man inför hela församlingen vad som kommit fram.

 

Cecilia Karlström har prövat alternativa arbets- och beslutsformer tidigare så stora delar av personalen hade vana vid att delta i planering och att utöva inflytande. Men Nyköpings gymnasium, som har särskola och introduktionsprogram med främst nyanlända som elever, har nästan fördubblat sin personalstyrka på kort tid. När Cecilia Karlström introducerade Open space på uppstartsdagen i augusti väckte det en del förvåning.

– Det blev nästan lite fnissigt, några tyckte det var konstigt men det blev bra. En del man inte trodde skulle säga så mycket klev fram.

Den dagen gav en bra karta över utvecklingsområden, tycker Cecilia Karlström. Mycket handlade om hur man kan förbättra relationer på skolan.

– Idag är målet att bli mer konkreta och få ner på papper vad som ska göras, när det ska ske och vem som är ansvarig.

Samtidigt innebär arbetsformen en mycket stor frihet. Det är alltid tillåtet att hitta på nya ämnen eller skapa en ny grupp och alla utom gruppansvarig får byta grupp mitt under diskussionen, så även denna dag.

Cecilia gick en praktiskt inriktad kurs i Medskapande ledarskap vid rektorsutbildningen i Uppsala våren 2016 men hade deltagit i Open space i andra sammanhang tidigare.

– Jag är aktiv i föreningslivet och kom i kontakt med det genom miljörörelsen, bland annat på en FN-konferens om Agenda 21 för 12 år sedan.

Hon beskriver den röda tråden i Art of hosting som en vilja att lita på varandra, att träna alla i att bilda och uttrycka åsikter och att våga släppa kontrollen. Hon tror att denna typ av ledarskap kan leda till mindre ifrågasättande av beslut och förändringar än andra metoder. Lena O’Connor är nytillträdd biträdande rektor och även hon har stark tilltro till arbetsformen.

– Jag har jobbat fackligt tidigare och drivit att man ska ta vara på medarbetarnas tankar och åsikter, och det är precis vad vi gör här, säger hon.

 

– Finns det rastvakter?

– Nej!

– Men då får vi göra ett schema!

I sal Smörblomman sitter Evelyn Jonsson Schönberg, Björn Karlsson, Michelle Jonsson Schönberg och Fadomo Mohamed och diskuterar på temat Lugna raster. Evelyn antecknar vad som sägs. Det behövs fler utrymmen som är tillgängliga under rasterna, och mer saker att göra. Vill eleverna verkligen spela spel? Kan skolan anställa en skolvärd som har som enda uppgift att umgås och prata med eleverna och hjälpa dem på rasterna?

Efter en överdådig fikabuffé med mangosmothie, lingonpannacotta, fruktsallad, kakor och bullar går arbetet i grupperna in i den mer konkretiserande fasen. I gruppen Sex och samlevnad antecknar skolsköterska Cecilia Rylander på det stora blädderblockspappret. En temavecka med filmen Sex på kartan, diskussion i smågrupper, och vernissage tar form och ansvar fördelas.

– Vi måste tänka på att få till en bra elevsammansättning i diskussionsgrupperna. Det får arbetslagen sköta, säger Cecilia Rylander.

Halv fyra är det återsamling och redovisning i Äppellunden. Varje grupp får tre minuter på sig. Entusiasmen och arbetsglädjen skapar en nästan uppspelt stämning och det blir varma applåder efter varje presentation. Kalendern på väggen fylls på med aktiviteter.

 

Efteråt är Cecilia Karlström och de båda biträdande rektorerna David Asphage och Lena O’Connor mycket nöjda med dagen.

– Det var precis detta vi såg framför oss när vi planerade. Det blev glatt, öppet och massor av idéer men det blev också konkret vad vi ska göra, säger David Asphage.

– Det blev dubbelt så mycket gjort som vi hade trott! Fast vi måste kanske kolla upp hur konkreta de faktiskt blivit. Vem är det som ska köpa in den där boken? Men jag är inte orolig för att saker inte ska bli gjorda, säger Cecilia Karlström.

På frågan om det blir mer eller mindre arbete som rektor med det här arbetssättet säger Cecilia Karlström ett mycket bestämt ”mindre!” Hon menar att det engagemang som krävs för att tänka ut och dra igång saker kan ta mycket kraft medan det är betydligt lättare att fixa de praktiska saker som krävs för att få det genomfört. Hon ser också en vinst i att dagens arbete fortsätter generera idéer.

– Det är fruktbart att folk har olika kompetenser här på skolan. Nu har de hört varandra och det leder vidare till nya samtal i fikarummet, säger Cecilia Karlström.

Hon vill gärna införa fler medskapande ledarskapsmetoder på sikt, och börja använda dem också med eleverna. Lena O’Connor instämmer:

– Jag ser ingenstans där detta inte skulle funka. Det handlar om hur man introducerar det och vilken nivå man lägger det på.

 

Art of hosting/Medskapande ledarskap

Medskapande ledarskap är samlingsnamn för ett antal metoder för effektiva samtal och beslutsfattande. Några metoder utöver Open space:

– Cirkeln låter alla i en grupp komma till tals och bli hörda av alla andra. Det rekommenderas som inledning och avslutning för arbetsdagar.

– World café delar upp den stora gruppen i mindre, där en person håller i gruppen men alla övriga efter en stund (vanligen runt 20 minuter) går vidare till frågor vid andra bord. Gruppledarna sammanfattar och redovisar i helgrupp.

– Appreciative inquiry innebär att deltagarna intervjuar varandra för att ur gruppens erfarenheter hitta lösningar och vägar framåt. I samtalet utgår man från det som är positivt och fungerande och pratar om hur man kan förstärka och utveckla det.

För den som vill lära sig att använda teknikerna anordnar bland andra SKL, Blekinge Tekniska högskola och nätverket Medskapande ledarskap i praktiken utbildningar.